In wenigen Wochen zum durchdachten digitalen Bürgerservice
wv.digital wurde speziell für die Bedürfnisse kommunaler Wasserversorger und deren Kund*innen entwickelt. Das ermöglicht es uns, innerhalb einer kurzen Zeitspanne einen digitalen Kundenservicel für Ihre Bürger*innen bereitzustellen, mit dem Sie wesentliche Serviceangebote digital anbieten und die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) umsetzen können.
Sie stellen sich vor, dass damit ein aufwendiges und langwieriges IT-Projekt verbunden ist? Sie denken an Themen wie Programmierung, Schnittstellen, Server oder Pflichtenhefte? Die Botschaft vorweg: dem ist nicht so. Ihr digitaler Bürgerservice ist aufgrund seiner technischen Architektur und dank strukturierter Einführungsprozesse (Onboarding) in der Regel innerhalb von vier Wochen startklar!
Das Onboarding
Sie haben sich für die Einführung von wv.digital entschieden? Dann geben wir Ihnen hier einen Überblick über die Schritte bis zum Start Ihres Kundenserviceportals.
1. Kick-off und Briefing
Wir stellen Ihnen und Ihrem Team wv.digital und alle Funktionen und Nutzungsmöglichkeiten ausführlich vor und stimmen uns ab, in welchem Umfang Sie wv.digital nutzen möchten. Wir legen Ansprechpartner*innen, Verantwortlichkeiten und eine zeitliche Planung fest. Dabei lernen wir auch Ihre Organisation, Prozesse und Besonderheiten kennen, die es bei der Einführung zu berücksichtigen gilt.
2. Serviceverträge und Datenschutz
Wir schließen einen Service-Vertrag, der Umfang und Qualitäten der von uns bereitgestellten Systemplattform und Supportleistung beinhaltet. Da wir als IT-Dienstleistende personenbezogene Daten für Sie verarbeiten, schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) und stimmen diesen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Zudem bereiten wir die zu veröffentlichende Datenschutzerklärung zur Nutzung des Kundenserviceportals durch die Bürger*innen vor.
3. Modul- und Funktionsauswahl
Wir legen fest, welchen Funktionsumfang Ihr Kundeserviceportal abdecken soll. Dabei binden wir Ihr Team und insbesondere die Mitarbeiter*innen in der Sachbearbeitung ein, um wv.digital bestmöglich in Ihre Prozesse zu integrieren und ggf. auch Anpassungsbedarf zu erkennen.
4. Einrichtung des digitalen Kundenservices im Preview-Modus
Wir richten Ihr Kundenserviceportal als Vorschau ein, so dass Sie noch vor der Veröffentlichung alles ausführlich testen und wir erforderliche inhaltliche oder funktionale Anpassungen vornehmen können. Der digitale Kundenservicebereich wird als Subdomain Ihrer Internet-Domain eingerichtet, z.B. https://serviceportal.wv-musterland.de.
5. Redaktion
Wir übernehmen die inhaltliche Ausgestaltung Ihres Kundenserviceportals, damit die Bürger*innen alle benötigten Informationen rund um die Wasserversorgung und ggf. Schmutzwasserbeseitigung in ihrer Gemeinde schnell und übersichtlich finden, u.a.
_ Supportdatenbank: Fragen und Antworten zu Themen wie Anschluss, Abrechnung, Eigentümerwechsel etc.
_ Downloadcenter: Dateien und Dokumente wie Checklisten, Flyer oder Merkblätter werden im Downloadcenter übersichtlich gebündelt und bereitgestellt
_ Installateure: Veröffentlichung zugelassener Handwerksbetriebe
_ Bekanntmachungen
6. Schulung und Einweisung
Wir weisen Ihre Mitarbeiter*innen in die Arbeit mit wv.digital zur Erfüllung der ihnen zugewiesenen Aufgaben ein. Zudem demonstrieren wir, wie Mitarbeiter*innen im täglichen Geschäft auf die Unterstützung des wv.digital-Supportteams zurückgreifen können.
7. Go-Live
Wenn alles vollständig ist und wir Ihre Freigabe erhalten haben, ist es so weit: Ihr Serviceportal geht offiziell an den Start.
8. Öffentlichkeitsarbeit und Bürger*innen-Kommunikation
Von nun an kann Ihr digitaler Bürgerservice von Ihrer Homepage aus verlinkt werden oder in der Kommunikation mit Ihren Kund*innen genutzt werden. Gerne beraten und unterstützen wir Sie dabei, wie Sie dieses neue digitale Serviceangebot bekannt machen und in Ihre Korrespondenz einbinden können.